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世界のやまさ

SEKAI NO YAMASA

ICT ERA + ABC2012東北 にスタッフとして参加しました

Android のアプリは Hello World 的なことしかやったこと無くて、社内の教育でチラホラ説明がしたことがある程度なんだけど、実行委員として参加しました。公式サイトにも名前を載せていただけて光栄です。あ、ASP.NET MVC4 + jQuery Mobile というのはお仕事でやったことはあります。

いろいろ思い出しながら徒然書いてたら、4000字超えてたので時間のない人は見出しだけ追っていけば良いと思います。

概要

セッション数が約100バザール(展示会)を同時進行という、東北のIT系イベントの中では過去最大規模のイベントだったと思います。

ICT ERAの会場である東北大学百周年記念会館 川内萩ホールは席数1235席という巨大ホールに加えて、ABC は 11教室 * 約120席 = 1320席 。さらにバザールに11教室という感じだったので、最大3000人ぐらいを想定していたと思います。(※ 思いますというのは、私は実行委員ですが、イベントを実行するための役割で、企画はしていないため把握できていません。戦略と戦術で言えば戦術となります。)

実はトラックリーダー兼会場リーダーだった!

前日に打合せがあり、その時初めてトラックリーダー兼会場リーダーという役割があることを知りました。(その前までは普通のスタッフの役割だった)なので、超焦りました。やることが10倍ぐらい多くなるし責任も重いw

運営マニュアルも毎時間更新される感じだったので、頭に叩き込んで目Grepで確認している感じでした。

当日の感想

もーバタバタでしたw

朝8時に集合して、自分のスタッフ3人と初顔合わせだったんですが、ちょっとトラブルがありました。苗字のよみがなが違っていて、出会えなかったり、実は第一セッションで話しますということがわかったりで焦りまくりでした。ですが、人生で初めてインカムを着用し気分はちょっと高まりましたw

会場の準備が大変

私の担当は開発セッション会場のリーダーでして、セッションは午後からなのでゆっくり出来るかな?と思ったんですが、午前中はバザー開催のための準備で机の移動やら荷物の移動やら、かなりの重労働で大変でした。

バザーの準備が落ち着いたら開発セッションの会場の準備にとりかかりました。こちらは講義室なのでレイアウトの変更は必要なく、プロジェクターの調整と掲示物の貼りつけ、それに電源タップの増設と養生ぐらいでよかったので楽でした。

スタッフへ役割の説明したよ

ひと通り会場の準備が終わったので、今度はスタッフに役割分担とマニュアルの説明です。スピーカーの人はABCのスタッフ経験がある方で問題なし。もう一人は大学生ぐらいの実行委員。最後の3人目は学生アルバイトとしてヘルプに来たという人。

とりあえずマニュアルをひと通り説明して、司会・タイムキーパー・その他の役割をローテーションすることにした。マニュアルが非常によく出来ていて、司会進行のスクリプトが入っていたのでそれに沿って進行すれば問題なかろう、ということで、何事も経験と言って任せることにした。

お弁当が来ない!

マニュアルの説明を15分ぐらいしたところで、お昼休憩なんだけど、どうやらお弁当がまだ来ていないようでした。集合時間を決めて各自解散としました。結局お弁当は30分ぐらい遅れてきました。

バザールを見てみた

お弁当が来るまでの間、バザールを見てみました。お昼時間だったのもあると思うのですが、全体的にちょっと人が少ないかな?って感じでした。人がいるブースでも3人ぐらいで、誰も見ていないという所も多かったです。

第一セッションが始まった!

バザールをひと通り回って、遅れて届いた弁当を口に詰めて、第一セッションの準備にとりかかりました。リーダーの役割として、講師の方の出迎え、注意事項の説明等々を粛々とチェックリストをこなしてった。講師控え室に居る方は殆ど無く、皆さん自主的に教室に来ていただけてとても助かりました。タイムキーパーへの指示、その他スタッフの指示を行い、時間も13時となり、いよいよ第一セッション開始となりました。

最初の司会は自分だったんですがとても緊張した。声が上ずってたし、噛んでいたかなー。録画されていたので、公開されたら恥ずかしいなw

問題発生!

とあるセッションで講師が来ないという問題が発生して焦りました。インカムで事務局とやりとりして捜索してもいらっしゃらず、どうしようと思っていたら、直前になっていらっしゃいました。

他スタッフの司会も問題なし

自分以降の司会も不安でしたが、何も問題ありませんでした。いや、むしろ自分より上手いw 失敗が許される環境であれば、どんどん自分の仕事を振っていくということはやっぱり大事ですね。自分が何でも一番うまく出来ると思わないことが重要と改めて感じました。

最終セッションも無事終了

そんなこんなで最終セッションも無事終了。いろいろヤキモキしましたが、なんとかこなすことができました。開発セッションはどれも興味深く、後の資料公開が楽しみです。

後片付けはかなり混沌としていた

最終セッションは17:00〜18:00だったんですが、この間インカムでは「人が足りない〜」と悲鳴の嵐でした。というのも、バザール会場は17:00終了で撤収開始。メインの萩ホールは17:30終了で撤収開始。さらに懇親会は18:00受付開始で会場・受付準備。ということで、それぞれの会場で行き場を失った方達が一斉に懇親会会場に向かうので、行列が出来ますし場所の問い合わせもあるし。 自分の会場は18:00に終わったので、5分ぐらいで後片付けをしてサッサと終わらせた。で、どこに行けば良いかというと、バザールが全然片付けられていないということでバザールに向かいました。

後片付けが終わらない〜

バザールの一階の片付けが6教室中2つ程度しか終っていなく、手伝うことになりました。インカムでヘルプを呼んでも懇親会会場でみんな手がいっぱいだそうで、100人ぐらいスタッフ居るのに5人も来れないってホントかなーって思いつつ粛々と机を並べておりました。 しばらくしたら、増援部隊が来てくれてなんとか終わらせることができました。 この時18:30ぐらいだったかなぁ。

懇親会に行こうとしたら、今度は荷物の返送でガヤガヤしてたので向かってみると、ガムテープが無いとかだったので運送のおじさんに借りたりとかしてました。(ガムテープは全部使いきってしまってゴメンナサイしました。。。)

ようやく一段落してこの時時計は19:00ぐらいだったかな。

ようやく懇親会に出られるもご飯が無い

懇親会会場に到着すると予想以上の人でごったかえしていました。懇親会が始まって1時間ぐらい経過してたので、テーブル上の食べ物はほぼ皆無。唯一残っている牛タン焼きには行列という感じでした。 仕方なく行列に並んでようやく牛タンをゲットしましたが、Angry Birds の Antti Sonninen が牛タン食べたこと無いって言うので上げちゃいましたw

Antti はすごく日本語が堪能で、ビックリしました。英語で会話にチャレンジしようとも思いましたが、おとなの英会話を20回分ぐらい撮り溜めしているのを思い出したのでやめました。次はちゃんと消化してから会話したいと思います!

二次会は楽しかった

懇親会も終わり、また会場の片付けが〜って思ったら、ここは従業員の方々が片付けてくれるということで胸をなで下ろしました。

二次会は最初30人ぐらいの予定だったのですが、最終的には70人になったそうです。やっぱり一番盛り上がったのは、アリTVさんの平成の仙台四郎ことだいちさんによるジャンケン大会ですね。腹抱えて笑わせてもらいました。どーもプロっぽいと思ったら元芸人さんだったんですね。さすがです。

二次会は電車の時間と疲れも出てきたので途中で退席しました。

まとめ

素晴らしいイベントでした。今回スタッフとして参加出来て本当に良かったと思います。細かい問題もたくさんありました。会場の見取り図が無いとか、荷物の運び先がわからないとか。一番の問題は集客だったと思います。

Togetter見ていると、イベント自体知らなかったという人や萩ホールがガラガラだったという意見もあります。私の妻や友人にイベントのことを聞いても皆知らないと言ってました。単なるAndroidのイベントでしたら、知らなくても良いと思うのですが、震災復興と題しているのと会場のキャパ数を考えると、TV-CM 等ぐらいの宣伝費を予算として確保しておき、もっと広く一般の人にリーチするべきだったのかなと思います。

もしくはもう少し規模の小さい会場にすべきだったと思います。

なにやらとても偉そうに聞こえると思いますが、あくまでこれは結果論であって誰にも見積もれなかったと思うので、誰も責めるべきではないと思っています。事前の準備は想像以上に大変で、委員長・事務局の方々は傍目から見ても身を粉にして寝る時間を惜しんで尽力していることがわかりました。本当にお疲れさまでした。

今後の自分としては、最近イベントに参加する度に最後は電池切れしているので、ダイエットも兼ねて運動して体力を付けたいと思っています。あとはおとなの英会話の消化。あれ、Android と全然関係ないじゃんとかそーいうツッコミはナシで。。。

参照リンク先

公式サイト

Togetter